O que são os Departamentos?
De acordo com o Estatuto da Ufes, os departamentos são a menor fração da estrutura universitária, para todos os efeitos de organização administrativa, didático-científica e de distribuição de pessoal docente.
O que é a Câmara Departamental?
A Câmara Departamental é um órgão deliberativo de gestão colegiada do departamento e é composta por todos os docentes efetivos lotados no Departamento e os representantes discentes.
Os professores substitutos e voluntários não compõem a Câmara Departamental, logo, sua presença não conta como quórum e não têm direito a voto, mas poderão participar das reuniões como convidados.
Qual é a função da Câmara Departamental?
A Câmara Departamental tem como função analisar e deliberar todas as demandas apresentadas em suas reuniões. A deliberação da Câmara tem supremacia dentro do Departamento, formalizada por sua votação.
Quem deve presidir as reuniões das Câmaras Departamentais?
O Presidente da reunião é representado pela Chefia de Departamento ou pelo Subchefe, durante os afastamentos do Chefe e, excepcionalmente, pelo Decano, representado pelo docente que for o mais antigo no Departamento.
Quais as funções do presidente da reunião?
Organizar e conduzir a execução da reunião, buscando explicar com objetividade pontos importantes em relação aos assuntos a serem deliberados pela Câmara do Departamento.
Nas reuniões das Câmaras Departamentais, o que é um relator e quais as suas funções?
O relator é representado por qualquer membro da Câmara do Departamento, indicado pela Chefia para analisar, antecipadamente, algum assunto que será discutido em reunião.
São funções do relator realizar, previamente à reunião, seu relato e demonstrar na reunião seu parecer quanto à matéria a ser deliberada.
Quem é o secretário da reunião da Câmara Departamental?
O Secretário da reunião é representado por um dos servidores do Centro de Ciências Exatas, Naturais e da Saúde com exercício na Secretaria Unificada de Departamentos.
Quais são as funções do secretário durante as reuniões da Câmara Departamental?
Assessorar à Presidência da reunião e à Câmara Departamental na organização e execução das reuniões, bem como realizar o relato sucinto da reunião no formato de Ata.
Como devem ocorrer as convocações das reuniões departamentais?
As convocações das reuniões ordinárias e extraordinárias devem ser encaminhadas a todos os membros da Câmara Departamental, por e-mail, através de Ofício Circular, respeitando os seguintes prazos:
Reuniões ordinárias: devem ser convocadas por escrito, com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas, devendo constar da convocação a pauta dos trabalhos. As convocações das reuniões ordinárias agendadas para as segundas-feiras deverão ser enviadas com dois dias úteis de antecedência.
Reuniões extraordinárias: devem ser convocadas com antecedência mínima de 24 (vinte e quatro) horas, não sendo obrigatório que a convocação seja feita por escrito, sendo apreciada na reunião somente a matéria que tenha motivado a convocação, não sendo permitida a inclusão de pontos de pauta.
Em caráter excepcional, o Chefe de Departamento poderá optar por reuniões extraordinárias por e-mail, desde que o (s) ponto (s) de pauta seja (m) assunto (s) meramente rotineiro (s), respeitando os mesmos termos das reuniões presenciais.
As convocações não poderão ser retificadas após seu envio, exceto em momento específico destinado à alteração da pauta, denominado “Expediente”.
As ausências nas reuniões deverão ser justificadas no e-mail da convocação e registradas em Ata.
Como são definidos os pontos de pauta para as reuniões?
Os pontos de pauta das reuniões são definidos pelo Chefe de Departamento, sendo que os pedidos de inclusão de pontos de pauta deverão ser solicitados à Secretaria Unificada de Departamentos, por e-mail, com cópia para a Chefia do Departamento, no prazo de até 3 (três) dias úteis anteriores à data da reunião.
Para os casos de matérias que exijam relator, fica estabelecido o prazo mínimo de 5 (cinco) dias úteis.
Onde acontecem as reuniões da Câmara Departamental?
Excetuando períodos incomuns (pandemias ou outros casos de força maior), as reuniões ocorrerão, prioritariamente, de forma presencial, sendo facultada eventual participação por audioconferência, videoconferência ou qualquer outro meio que possa assegurar a participação efetiva e a autenticidade do voto.
As plataformas de audioconferência ou videoconferência deverão ser operacionalizadas pelo Presidente da reunião. O Secretário da reunião poderá realizar testes na plataforma, em conjunto com o Chefe do Departamento, antecipadamente, em dia e horário marcado, para conhecimento das ferramentas disponíveis e da melhor forma de utilizá-las.
O que é quórum?
Quórum é a quantidade mínima obrigatória de membros presentes, ou formalmente representados, para que uma assembleia possa deliberar e tomar decisões válidas.
Qual é o quorum mínimo para a realização das reuniões da Câmara Departamental?
As reuniões da Câmara Departamental serão realizadas com um quórum mínimo de metade mais um dos seus membros, sendo que o Chefe do Departamento e os membros que se encontrarem afastados, licenciados ou em gozo de férias, bem como as vagas não ocupadas destinadas à representação estudantil, não serão incluídos na contagem para o quórum.
Quais são as etapas das reuniões das Câmaras Departamentais?
As reuniões das Câmaras Departamentais compreenderão as etapas apresentadas a seguir: verificação do quórum, expediente, ordem do dia, comunicações e palavra livre.
O que acontece se for verificada a presença de um número de membros menor que o exigido para o quórum?
A constatação da presença de um número de membros menor que o quantitativo exigido para o quórum impede a realização da reunião, devido ao número não representativo de votos, estando sujeita ao cancelamento.
O que é a etapa das reuniões da Câmara Departamental denominada “Expediente”?
O expediente poderá ser solicitado em decorrência de inadiável necessidade de deliberação sobre assuntos de competência exclusiva do Departamento ou de proposição que, por julgamento do Presidente ou de outro membro da Câmara, requeira o posicionamento do respectivo Departamento.
O expediente destina-se à apresentação de propostas para discussão e deliberação após a conclusão da pauta previamente estabelecida, à participação de convidados especiais ou à exclusão de pontos de pauta.
Quem pode pedir inclusão ou exclusão de pontos de pauta?
Qualquer membro da Câmara Departamental pode pedir inclusão ou exclusão de pontos na pauta.
Como serão votadas as inclusões e exclusões de pontos de pauta?
No expediente, serão votadas a inclusão ou exclusão dos pontos de pauta propostos. O assunto será incluído ou excluído com a aprovação da maioria. Os votos contrários podem ser registrados em Ata, nominalmente, a pedido do interessado, com justificativa ou não, desde que seja solicitado no ato da votação. Os pontos incluídos devem ser acrescentados na parte final da ordem do dia, não cabendo discussão no momento do Expediente.
O que é a etapa das reuniões da Câmara Departamental denominada “Aprovação da Ata”?
É o momento da reunião em que a (s) ata (s) da (s) reunião (ões) anterior (es) é (são) aprovada (s) ou não. Juntamente com a convocação, o secretário da SUD encaminhará aos membros de Câmara Departamental uma versão da Ata que será submetida à aprovação durante a reunião. Caso queiram sugerir alguma alteração na ata, os membros deverão encaminhar as sugestões para o e-mail da convocação, com cópia para todos os demais membros, em até duas horas úteis antes da reunião, para que seja possível preparar uma versão para o momento da reunião.
Após a etapa “Expediente”, o texto da Ata pode ser analisado novamente, discutido e alterado antes de sua aprovação. Nesse caso, a Ata será assinada na próxima reunião. Os votos contrários podem ser registrados em Ata, nominalmente, a pedido do interessado, com esclarecimentos ou não, desde que seja solicitado no ato da votação.
Os ausentes à reunião anterior deverão subscrever as Atas em que estiverem presentes à sua aprovação assinando-as e grafando a expressão “presente na aprovação”.
O que é a etapa das reuniões da Câmara Departamental denominada “Ordem do dia”?
É a etapa destinada à discussão e aprovação dos pontos da pauta, bem como à apreciação dos demais itens citados na convocação.
Poderá haver alteração na ordem dos assuntos da pauta, por iniciativa de qualquer membro, mediante justificativa, visando uma melhor adequação dos trabalhos, com anuência da maioria dos presentes.
O que é uma deliberação e quais são as suas etapas?
A Deliberação é destinada à busca de esclarecimentos sobre o assunto, de forma a explicitar a construção do seu entendimento e abrangerá os momentos apresentados abaixo:
Apresentação de parecer e de encaminhamentos: será realizada pelo respectivo relator ou, na ausência deste, pelo Presidente da Sessão. O parecer deverá conter, no mínimo, descrição do assunto, citação do (s) dispositivo (s) legal (is) relacionado (s) à matéria e que subsidiaram a decisão do relator, se houver, e manifestação conclusiva favorável ou não. O parecer deverá ser disponibilizado para a Secretaria, por e-mail ou via Protocolo Web, em até 2 (duas) horas úteis de funcionamento da Secretaria Unificada de Deapartamentos antes da reunião, para que seja possível preparar sua apresentação para o momento da reunião.
Discussão: quando um membro não se sentir apto para dar o seu voto sobre algum ponto de pauta, ele poderá pedir vistas do processo. O pedido de vistas só pode ocorrer durante a reunião. Se houver pedido de vistas, o assunto será retirado de pauta e encaminhado ao solicitante que deverá devolvê-lo ao Departamento em até (72) setenta e duas horas úteis, acrescido de parecer sobre o assunto que motivou o pedido de vistas. Se houver pedido de vistas durante a reunião, não caberá solicitação de esclarecimentos, isto é, opta-se por pedido de vistas ou por esclarecimentos. Na fase de discussão dos assuntos, os membros interessados em se manifestar se inscreverão junto à Presidência evitando-se o pronunciamento sem inscrição. Poderão ser concedidos breves apartes pelo membro que estiver fazendo uso da palavra, somente para complementar o assunto em discussão. Nas discussões, cada membro poderá falar apenas uma vez sobre cada matéria, por cinco minutos, prorrogáveis por mais cinco, a critério do Presidente, salvo o relator que poderá dar explicações sempre que necessárias. Haverá o direito a réplica e tréplica quando houver citação nominal de membro da Câmara durante a discussão da matéria. O presidente poderá conceder nova inscrição ou maior tempo, se o assunto, excepcionalmente, assim o exigir, bem como o direito a réplica e tréplica quando houver citação nominal de membro da Câmara durante a discussão da matéria. O Presidente e os relatores dos assuntos poderão intervir e usar a palavra a qualquer tempo, por no máximo cinco minutos, para prestarem os esclarecimentos. Os assuntos mais complexos ou aqueles em que há notórias divergências devem ser discutidos pelas Comissões Internas antecipadamente, conforme o assunto, para proporcionar maior tranquilidade e celeridade às reuniões.
Votação: poderá ocorrer de forma simples com posicionamento aberto, de forma nominal ou de forma secreta. Os votos secretos se aplicam em casos específicos de indicação dentre os membros, como eleição de Chefia do Departamento. Não é permitido abster-se do voto, conforme Resolução nº 19/2015 do Conselho Universitário da UFES. Esgotada a fase de discussão, o Presidente colocará a matéria em regime de votação com precedência para o parecer do relator ou da Presidência, quando for o caso, não cabendo mais qualquer intervenção ou encaminhamento por parte do plenário. A Câmara Departamental deverá optar por: aprovar o parecer do relator, aprovar o parecer do relator com modificações ou não aprovar o parecer do relator. Não haverá mudança no parecer do relator, as alterações propostas, quando houver, constarão em Ata. O resultado da votação será registrado na Ata utilizando-se das expressões “APROVADO POR MAIORIA” ou “APROVADO POR UNANIMIDADE” ou “REJEITADO POR MAIORIA” ou “REJEITADO POR UNANIMIDADE, “APROVADO COM VOTO DE DESEMPATE” ou “REJEITADO COM VOTO DE DESEMPATE”, conforme o que tiver ocorrido. Qualquer membro poderá solicitar que conste em Ata o registro do seu voto em separado.
Em que hipóteses um membro da Câmara Departamental não poderá participar da votação?
Nenhum membro poderá votar assunto de pauta que envolva interesse particular ou indireto quando se tratar de seu cônjuge ou parentes em linha reta ou colateral até o terceiro grau, devendo, nestes casos, declarar-se impedido.
O Presidente deverá questionar se o interessado pelo ponto prefere ausentar-se do recinto durante as suas discussões e votações.
O que é a etapa das reuniões da Câmara Departamental denominada “Comunicações”?
Destina-se à divulgação de informes por parte dos membros, sobre assuntos de interesse geral, de forma sucinta e clara, não cabendo qualquer discussão, requerimento ou encaminhamento. As comunicações deverão ser enviadas para o e-mail da convocação antes da data da reunião preferencialmente. Os comunicados de última hora deverão ser encaminhados para o e-mail da Secretaria ao término da reunião para auxiliar na redação da Ata.
Como é realizado o encerramento da reunião da Câmara Departamental?
Esgotada a etapa de deliberações, o Presidente anunciará o encerramento da pauta e o início da etapa ”Palavra livre”. As falas ocorridas durante a etapa ”Palavra livre” não constarão da Ata, exceto quando solicitado pelo membro da Câmara e, nesse caso, o solicitante deverá enviar por escrito, de forma objetiva, a sua fala para constar em Ata.
Os interessados em falar nesse momento deverão fazer sua inscrição junto à Presidência do órgão colegiado e terão, no máximo, 3 (três) minutos de exposição.
O que é um ad referendum e quando deve ocorrer?
Trata-se de termo jurídico em latim que significa "para apreciação", "para aprovação", "para ser referendado". É utilizado para atos que dependem de aprovação ou ratificação posterior por parte de um órgão colegiado para serem válidos.
O Chefe de Departamento poderá decidir ad referendum da respectiva Câmara Departamental em assuntos de urgência, que deverá ser submetido em reunião posterior para a devida homologação.
O que são os excertos de ata?
É o trecho retirado de uma ata. Os excertos de Ata poderão ser despachados antes da aprovação da Ata, desde que seu texto seja revisado pelo Presidente da sessão e o membro interessado, se houver.
Como ocorre a representação estudantil na Câmara Departamental?
Conforme consta no Art. 60, § 3º do Estatuto da UFES: “O corpo discente far-se-á representar nas reuniões dos Departamentos na forma prevista em lei, sendo o mandato desses representantes de 1 (um) ano, permitida a recondução.”
Caberá ao Chefe de Departamento informar aos representantes discentes, por meio de Ofício, sobre o vencimento do mandato e solicitar nova eleição.
